Email terintegrasi dengan QForm: cara mengatur tanda terima aplikasi
Ketika klien mengisi formulir di situs web, penting tidak hanya untuk menyimpan data, tetapi juga untuk memberi tahu orang yang harus bekerja dengan mereka. Email adalah metode pemberitahuan yang paling universal: Akrab, cocok untuk kerja tim, dan mudah diatur bahkan tanpa keahlian teknis.
QForm memungkinkan Anda menerima aplikasi dari formulir langsung ke surat dengan cepat dan dalam format yang diinginkan. Kami akan memberi tahu Anda cara mengaktifkan notifikasi email, kapan harus menggunakan SMTP, dan fitur apa saja yang tersedia selama konfigurasi.
Saat pemberitahuan email sangat berguna
Saat ini, bisnis memiliki banyak saluran komunikasi-messenger, obrolan, CRM. Tetapi email tetap nyaman dan relevan, terutama jika:
- Apakah Anda bekerja di lingkungan perusahaan di mana email adalah alat kerja utama?;
- Aplikasi harus diteruskan ke sistem Helpdesk atau CRM melalui integrasi email.;
- Formulir ini digunakan oleh karyawan yang berbeda, dan pemberitahuan perlu dipusatkan.;
- anda menyimpan arsip aplikasi di klien email, dengan kemampuan untuk mencari dan memfilter;
- Pemberitahuan harus terlihat formal (dengan tanda tangan, alamat perusahaan, dan tajuk).
Email juga berfungsi dengan baik di segmen B2B, di mana format perusahaan lebih penting daripada kecepatan respons di messenger.
Cara kerjanya di QForm
Saat pengguna mengisi formulir, QForm mengirimkan email ke alamat yang ditentukan. Surat tersebut berisi isi aplikasi: semua kolom, tanggal, waktu, informasi kontak. Email tiba secara instan, dan riwayat aplikasi selalu tersedia di akun pribadi QForm, di mana mereka dapat difilter, dikomentari, dan diekspor.
Anda dapat menentukan satu atau lebih alamat email penerima, serta mengonfigurasi atas nama siapa pemberitahuan dikirimkan. Untuk melakukan ini, cukup mengaktifkan fungsi SMTP.
Cara mengatur notifikasi email: langkah demi langkah
Proses penyiapannya sederhana dan memakan waktu beberapa menit.:
- Buka daftar formulir di akun QForm pribadi Anda.
Temukan formulir yang diperlukan, klik ikon di sebelah kanan nama dan pilih "Pemberitahuan".
- Buka pengaturan email.
Pada halaman yang terbuka, pilih item Email "Pengaturan Dasar" di menu samping atau klik ikon roda gigi di blok Email di tengah.
- Tambahkan alamat penerima.
Di bidang "Penerima", tentukan alamat email tujuan pengiriman aplikasi. Jika perlu, tambahkan beberapa alamat yang dipisahkan dengan koma.
- Apakah Anda ingin aplikasi dikirim ke pengirim formulir?
Gunakan templat: tentukan nama bidang email yang ditentukan dalam formulir Anda dalam tanda kurung siku ganda, misalnya: . Kemudian notifikasi akan dikirimkan ke email yang dimasukkan oleh pengguna sendiri.
Kapan saya harus menggunakan SMTP?
SMTP adalah cara untuk mengirim pemberitahuan dari server email Anda sendiri. Hal ini diperlukan jika:
- apakah Anda ingin alamat perusahaan Anda ditampilkan dalam email?;
- email tanpa SMTP berakhir dengan spam atau terlihat "teknis";
- kebijakan TI Anda memerlukan kontrol atas semua email keluar.
Menyiapkan SMTP di QForm itu sederhana:
- Buka bagian Pengaturan SMTP di profil pedagang Anda.
- Tentukan parameter server surat Anda (alamat, port, login, kata sandi).
- Kembali ke pengaturan formulir dan aktifkan kotak centang "Gunakan pengaturan SMTP Anda".
- Klik "Perbarui" dan selesai.
Sekarang email akan dikirim dari alamat Anda (misalnya, noreply@company.ru ), dan penerima akan langsung mengenali pengirimnya.
Fitur dan tip tambahan
- Anda dapat menentukan beberapa alamat, misalnya: manager@company.ru , sales@company.ru . Pemberitahuan akan dikirimkan ke semua orang.
- Penerima dinamis melalui templat nyaman digunakan jika alamatnya diatur oleh pengguna sendiri.
- Pengaturan email tersedia untuk setiap formulir secara terpisah. Anda dapat menggunakan penerima yang berbeda tergantung pada subjek formulir.
- Jika email tidak masuk, periksa folder Spam dan pengaturan SMTP. Pastikan juga bahwa alamat penerima sudah benar.
Kesimpulan
Integrasi pemberitahuan email ke dalam QForm adalah cara sederhana dan efektif untuk menerima aplikasi secara langsung melalui pos. Ini terhubung dalam beberapa menit, bekerja secara stabil dan cocok untuk bisnis kecil dan tim perusahaan.
Jika penting bagi Anda untuk tidak melewatkan permintaan, akan lebih mudah untuk menyimpan, meneruskan, atau mengaturnya, mulailah dengan menyiapkan pemberitahuan email. Dan jika Anda memerlukan kontrol penuh, sambungkan SMTP dan kelola email sesuai aturan Anda.